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Una de las mayores dificultades a la hora de realizar un evento por Zoom no es de tipo técnico, sino emocional: la carga de estrés.
Personas, técnicamente muy capaces, pueden paralizarse o llegar hasta las lágrimas por la presión que genera realizar un evento corporativo por Zoom, en directo.
Cualquiera puede formar parte como asistente de una reunión de Zoom. Muchos pueden llegar a organizar reuniones de empresa por Zoom con clientes, colegas o equipos de trabajo. Algunos tendrán la oportunidad de encargarse de la programación de un evento institucional relevante por Zoom, pero solo unos pocos son capaces de aguantar la carga de presión y tensión que supone la realizar un evento complejo para una marca, una institución o una empresa en directo y no sucumbir.
Si ya has pasado por esta experiencia o la tienes delante de ti, ya sabes de lo que hablamos.
Tras habernos ocupado de realizar decenas y decenas de eventos para marcas y empresas por Zoom hemos identificado 8 factores causantes del estrés de los eventos digitales. Son los siguientes :
8 factores de estrés
1. Zoom parece fácil, pero es complejo
Más allá de la función básica de reuniones, el universo de funciones de Zoom es –eso– “un universo” y en expansión.
Existen capas y más capas de funcionalidades en Zoom que es preciso conocer y dominar para entender todo el potencial de la plataforma y –sobre todo– saber qué hacer en cada momento cuando estás en directo en un evento online.
2. Existen muchas configuraciones
Producto de lo mismo, Zoom tiene al menos 3 grandes niveles de configuración, cada uno de las cuales penetra más y más fondo en su funcionamiento y expande la cantidad de parámetros y detalles sobre lo que se puede y no se puede hacer con Zoom.
3. Zoom dispone de muchas ventanas
Sí, Zoom dispone de muchas ventanas –quizás demasiadas – que son la clave para poder hacer diferentes actuaciones durante un evento.
Si tienes que actuar en aspectos concretos, como el de silenciar a todos los participantes, pero no a los presentadores, tienes que saber qué ventana activar y qué desplegable abrir para llegar al comando exacto.
4. No siempre se ve lo que pasa
A diferencia de un evento presencial real, donde ves a los ponentes, por ejemplo, sentados en primera fila esperando a subir al escenario, en Zoom no siempre ves, por ejemplo, que ya están presentes en la sala. A veces están, pero en la sala de asistentes porque se han despistado con el enlace de acceso y se han unido como participantes en lugar de panelistas.
5. Todo ocurre en un plano abstracto
Quizás esta es la mayor dificultad, que todo transcurre en un plano mental, en una especie de esquema no visible que tienes que tener muy claro en tu cabeza con todas las opciones, ramificaciones y configuraciones.
Ese esquema te indica qué tienes que hacer en cada momento, pero, si no lo ves, no sabes qué tienes que hacer.
6. La responsabilidad frente al cliente
O frente a tu jefe. O frente a tu negocio. Y con el agravante de estar frente a decenas, centenares o miles de personas repartidas por el mundo. No importa el tipo de evento, tiene que salir bien.
7. Controlar muchos elementos a la vez
Un evento por Zoom está plagado de detalles – te recomiendo que escuches el capítulo 3 de este podcast, dedicado a este tema– y la gestión de gran parte de ellos confluyen en el mismo momento de la realización.
8. Eventos irrepetibles
Un evento es el resultado final de una larga cadena de trabajo en la que han participado decenas de personas, se ha invertido mucho tiempo, mucho dinero, se ha comunicado y se ha congregado a ponentes con agendas muy apretadas. Y todos confluyen en un momento espacio-temporal en el que el único nexo de todo ello eres tú, el que tiene que hacer que todo ocurra bien y a la primera, porque no se puede repetir.
Tres consejos para superar el estrés
Entonces, ¿cómo sobrevivir a la enorme carga de estrés de un evento digital? He aquí 3 consejos que nos pueden ayudar:
1. Conocer Zoom a fondo
Evidentemente, el primer requisito es conocer a fondo Zoom o Meet o Teams o la plataforma que utilices.
Y eso es práctica, práctica y más práctica. Tienes que dedicarle horas, horas y más horas. Como a toda disciplina que desees dominar.
2. Incrementar la dificultad
El siguiente nivel pasa por ir adquiriendo experiencia en gestión de eventos, poco a poco, en una escala de menor a mayor. Primero prueba con un presentador y un ponente, luego con dos o tres, más tarde con ponentes y también con mesas de debate y así.
3. Ser o no ser
Y el tercero es – quizás – el más difícil, y se trata de “si eres o no el tipo de persona adecuada para ocuparte de algo as”. Así de claro. Hay personas que se desenvuelven bien bajo mucha presión y otras que no; y un evento digital ”en directo» está cargado de mucha presión. Hay personas capaces de lidiar con la tecnología en sus más variadas formas y otras no. Un evento online es la suma de mucha tecnología en operación – a la vez – y tienes que saber qué puede estar fallando en cada momento y cómo solucionarlo. Y hay personas que pueden ocuparse de muchas tareas a la vez y otras que no. La reproducción de un vídeo, dar acceso a un ponente, comprobar que los intérpretes están traduciendo en sus cabinas, contestar preguntas por chat, verificar que la señal sale correctamente por las redes sociales, controlar las fuentes de audio… No se trata de mejores o peores profesionales, sino de tener o no tener las aptitudes adecuadas que se precisa para esta función.
Tu siguiente evento por Zoom
Si crees que eres de las personas que aguantan toneladas de estrés, que entienden bien la tecnología, que pueden hacer bien muchas tareas a la vez y que tienes tiempo de ir desarrollando experiencia paulatinamente, entonces ya puedes empezar a programar tu siguiente evento por Zoom con alegría.
Ahora bien, si tienes tienes que organizar un evento para tu empresa o negocio y no quieres verte en esa posición, en Community Internet te podemos ayudar a realizar tu siguiente evento por Zoom, ya sea de tipo empresarial o institucional de manera profesional.
Tenemos experiencia en la organización de webinars desde el año 2010, específicamente con Zoom desde el año 2017 y nos ocupamos de realizar eventos para empresas e instituciones de manera continua. También damos este servicio para agencias de comunicación.
Contáctanos por teléfono al +34 932 386 505, por WhatsApp +34 687 044 744 o email, a info@community.es y planifiquemos tu siguiente éxito en comunicación digital.
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