Cómo organizar un evento híbrido con Zoom

Los eventos híbridos representan el siguiente paso de los eventos empresariales o institucionales en momentos de apertura post pandemia. Son los actos públicos que se celebran a la vez de manera presencial, en un lugar físico, y de manera virtual, por Zoom. 

El modelo de evento híbrido de eventos aporta una serie de ventajas frente al 100% online, pero también eleva (y mucho) el nivel de complejidad técnica en términos de producción. 

Si estás planificando tu siguiente evento virtual, como congresos, presentaciones, seminarios o formaciones, los siguientes 3 ejemplos te pueden ayudar a tener una idea más real de sus ventajas y también de sus exigencias de producción.

1. Evento híbrido online sin público y con presentadores reunidos en una sala

En un evento 100% online (a través de Zoom, por ejemplo) los participantes, tanto panelistas como asistentes, se encuentran conectados a través de la plataforma, pero dispersos físicamente, ya que cada uno está conectado desde su propia casa, lugar de trabajo o incluso en movilidad.

En este tipo de evento híbrido, por el contrario, los presentadores o panelistas se encuentran todos reunidos físicamente en una única sala, pero sin público. El público se conecta como siempre, desde sus dispositivos por Zoom, y siguen el desarrollo de la sesión que está desarrollando desde un único lugar, como una sala de reuniones o en un escenario vacío.

Este modelo de evento híbrido aporta la ventaja de transmitir tanto una idea de vuelta a la normalidad como de profesionalidad (especialmente por la decoración, fondos corporativos, presencia de logos, banderas y otros detalles físicos) que le confieren una imagen y una atmósfera de mayor entidad que el de  un evento 100% online.

Desde el punto de vista técnico y de producción, comparado con un evento 100% online añade la complejidad de la composición visual de la escena y de la realización de las tomas o encuadres de los ponentes para que se vean cercanos en los planos de sus intervenciones. Además, habrá que tener en cuenta cómo se van a compartir las presentaciones y el audio de los ponentes, para que su presentación se puedan ver y escuchar sin problemas.

2. Evento híbrido online sin público y con diversas sedes conectadas

Como una variación del anterior, este modelo de evento virtual híbrido conecta diversas salas físicas (como pueden ser una sede de Barcelona y otra en San José de Costa Rica, por ejemplo) en la celebración de un único evento, que gana en relevancia gracias a la unión de sedes geográficamente separadas. 

El público asistirá de forma remota a través de Zoom, como en cualquier evento 100% online, pero los ponentes estarán en salas especialmente destinadas a este propósito.

Si bien no se necesita contar con un estudio o set profesional para este tipo de actos (cualquier sala de reunión sirve), disponer de un lugar correctamente iluminado, decorado y pensado para la ocasión producirá una imagen más profesional de cara a los asistentes.

A nivel de producción de la parte online, se requerirá una buena coordinación desde el punto de vista de realización para tener correctamente configurada las salas a través de Zoom, con sus equipos y sistemas audiovisuales conectados para crear una experiencia homogénea y consistentes de vídeo y audio de cara a los espectadores.

3. Evento híbrido online con público presencial y online a la vez

Este modelo híbrido de evento digital añade público presencial al acto, si las medidas de movilidad y reunión lo permiten. Esto implica, de manera directa, que el espacio en el que se desarrollará la sesión será considerablemente más grande, para dar cabida al público presencial.

Si en los anteriores modelos de eventos híbridos la distancia entre los ponentes y las cámaras o equipos no era un problema, aquí habrá que pensar dónde situar las cámaras o dispositivos y también cómo captar el vídeo, las presentaciones y el audio de los ponentes de la sala para inyectarla en la señal online.

Otro detalle que se deberá considerar es la interacción del público online con los ponentes de la sala, en el caso de preguntas y respuestas por chat o por audio directo de los participantes online, por ejemplo. De la misma forma, habrá que resolver cómo trasladar el audio de ambiente de la sala al mundo online en el caso de que el contenido incluya interacciones entre los panelistas y el público presencial, como sesiones de preguntas y respuestas, debates o coloquios.

Tu siguiente éxito en eventos virtuales

 

 

La parte online en eventos será una característica beneficiosa y necesaria a partir de ahora en la gran mayoría de actos públicos que antes solo se daban de forma presencial. Eso sí, la carga técnica que comporta debe estar necesariamente en manos de profesionales.

Si estás considerando la posibilidad de realizar un evento híbrido, te podemos ayudar en su realización, especialmente en la integración de la parte online con la presencial. Somos expertos en la realización de eventos corporativos complejos por Zoom para empresas, fundaciones, asociaciones, entes municipales y organismos.

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