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Imagina un evento online de 600 asistentes conectados desde todas las partes del mundo, 30 ponentes del más alto nivel reunidos para la ocasión, interpretación simultánea de idiomas funcionando en cabinas de inglés y español, sesiones profesionales de 8 horas seguidas… Vamos, un evento digital por todo lo alto y… Y se va la luz…
Si quieres saber cómo acaba esta historia (de terror) este capítulo de El Podcast de Comunicación Digital, el número 9, ¡te interesa!
Ah, el mundo de los eventos virtuales tan complejo y tan estimulante a la vez. Temas de primera línea, ponentes que son eminencias en sus áreas, planificación durante meses, cientos de asistentes convocados y registrados, programas que alternan vídeos, presentaciones en vivo, sesiones de preguntas y respuestas, presentadores, moderadores, todo en directo, con traducción simultánea a idiomas y una audiencia profesional conectada que disfruta e interactúa cada segundo de la emisión…
La clave del éxito en eventos online
La clave del éxito de un evento online de estas características reside en la planificación exhaustiva, en la realización de pruebas técnicas previas y en controlar que cada pieza de ese puzzle que es un evento en directo encaje a la perfección.
La presión que ejercen los eventos online en los responsables a los cual “les cae” este trabajo en empresas es tal, que a veces los llega a paralizar. Y es normal. Nadie que se dedique a tareas administrativas, ni siquiera a comunicación, marketing, gerencia o dirección comercial, por ejemplo, está cualificado de manera natural para ocuparse de un evento complejo por Zoom de la noche a la mañana.
Además de la capacidad de soportar toneladas de presión y el estrés, se necesitan cientos de horas llevando eventos online en directo, un dominio total de la plataforma que se esté utilizando y también un conocimiento profundo de los fundamentos técnicos y tecnológicos que hacen posible que un evento de estas características tenga lugar a través de Internet.
Centenares de eventos virtuales realizados
Sé de lo que hablo, ya que en el último año y medio mi función profesional se ha centrado principalmente en la realización de eventos online complejos a través de Zoom para empresas, instituciones y profesionales. He ayudado a centenares de clientes a realizar sus mejores eventos online “sin ningún fallo”. Tal cual como suena, sin ningún fallo. A plena satisfacción, cosa que queda patente en los testimonios que nos dejan tras los eventos.
Esto equivale a decir que en estos centenares de eventos, se han coordinado a su vez centenares y centenares de ponentes, cuyos contenidos se han emitido en directo a miles de espectadores repartidos por todo el globo. Y sin fallos.
Pero, ¿cómo se logra esa magia? ¿cómo se logra llegar a tal nivel de excelencia? Pues con mucha experiencia en el terreno, que en mi caso data de 2010; con el conocimiento profundo de la plataforma, que en mi caso es Zoom, desde 2016; y con el desarrollo de protocolos específicos de producción de eventos online, similares a la producción en vivo de un concierto de rock o a la realización de un programa de televisión en directo.
La fórmula de los eventos digitales que salen bien
Conocimientos + plataforma + experiencia + equipos técnicos y equipos humanos, todos coordinados en armonía, como una gran orquesta. Esa es la fórmula.
Pues bien, hace una semana estábamos realizando un evento virtual relevante, de los que forman nuestro día a día a nivel de negocio: 600 asistentes de todas las partes del mundo, 30 ponentes internacionales reunidos para la ocasión, interpretación simultánea de idiomas, dos jornadas de 8 horas diarias, un evento online por todo lo alto.
Todos los protocolos se habían seguido, como siempre: verificación una y otra vez de los parámetros de configuración de la cuenta Zoom profesional que iba a ser el anfitrión. Las pruebas técnicas previas con los ponentes, la verificación de los vídeos que se iban a reproducir, el orden del programa, el envío y reenvío de credenciales de acceso para los ponentes, todo estaba probado y con la marca verde del OK.
Un evento online en el que todo transcurría con tranquilidad
Llega el día y la hora del evento. Empezamos la primera jornada y todo fluye como un reloj, sin retrasos, con los vídeos rodando sin problemas (algunos de más de media hora de duración), con los panelistas que intervienen en directo, entrando desde sus localizaciones, dando paso a los turnos de preguntas y respuestas del público con los panelistas. Así llegamos a la primera pausa de 15 minutos del programa.
Reanudamos con la misma dinámica. Nuestro equipo de técnicos, operativo al 100%, con todo bajo control y en continua comunicación con el cliente por si había que ajustar detalles. Así transcurre sin novedad hasta la pausa principal correspondiente a la comida del mediodía. Una pausa de 1 hora de duración. El presentador lo anuncia a la audiencia, ponemos la imagen de que estamos en la pausa y que muestra la hora de reanudación, las 15:00.
Todo controlado. Nos podemos relajar también, ya que tenemos una hora hasta la reanudación de la siguiente sesión. Cuando todo está controlado, todo funciona. Cuando todo lo que puedes prever está controlado, ¿qué puede fallar?
En otra escena, fuera de nuestras oficinas, situadas en Via Laietana, una calle principal en pleno centro de Barcelona, se estaban realizando en ese mismo momento unas obras de reparación de las cañerías del agua que habían sufrido una avería importante. Tenían toda la calle abierta y, de hecho, no teníamos agua, ya que se había cortado en toda la zona por las obras.
Y se va la luz de toda la zona
Volvamos al evento. A los 3 minutos de poner la imagen de la pausa de mediodía, de golpe se apagan todas la luces de nuestra oficina. Se acaba de cortar la luz de toda la zona, ya que (nos enteramos más tarde) una de las máquinas excavadoras de la avería del agua acababa de cortar el cable principal de electricidad de toda la calle. Nuestra oficina, todo el edificio y todos los edificios colindantes se han quedado sin luz.
Gracias a que tenemos equipos SAI (de alimentación ininterrumpida de electricidad) los ordenadores que estaban llevando a cabo la emisión no se apagaron, siguieron funcionando. Lo que nos dio tiempo a traspasar el control desde los ordenadores principales a los portátiles auxiliares y a cambiar la conexión de Internet de la principal de la oficina a un punto de acceso 4G móvil.
Dado que los SAIs no iban a aguantar eternamente a que se solucionara el problema del cable cortado en la calle, rápidamente nos cambiamos a otras oficinas de la ciudad (sin cortar la emisión en el traslado) donde sí había electricidad y pudimos concluir desde allí el evento, sin mayor afectación. El segundo día transcurrió sin incidentes.
De este este episodio podemos sacar unas 5 conclusiones que nos pueden servir de guía para todo evento virtual:
- El mantra. A nivel interno tenemos un mantra que todo nuestro equipo tiene interiorizado: no existe un evento fácil. Todos tienen o pueden presentar situaciones especiales que nos podrán a prueba y que van a exigir el máximo de nuestra pericia. Este caso es uno de ellos.
- El control. Todo lo que esté en tu mano, tiene que esta controlado, probado y vuelto a probar. Sistemas, equipos, líneas, estrategias de si pasa esto entonces aquello.
- Diagnóstico y solución. Llegado el caso, tienes que saber qué saber determinar qué está fallando, qué sistemas están afectados, cómo se puede ver afectado el evento y cómo solucionar los problemas que se generan, sin entrar en pánico ni bloquearse.
- Comunicación. Hay que comunicar el problema y las acciones que estás tomando al cliente de manera real y transparente. En este caso se hizo y el cliente estuvo al caso durante todo el incidente hasta que llegamos a la segunda localización y pudimos volver a conectarlo todo a ordenadores y líneas de Internet fijas.
- Fortuna. Le puedes llamar suerte, protección divina o que, por karma, no era tu día. En esta ocasión tuvimos la gran fortuna de estar amorosamente protegidos por un buen karma, ya que el corte se produjo a los 3 minutos de haber empezado la pausa de una hora de la comida del mediodía, lo que nos permitió no solo actuar con rapidez, sino, además desplazarnos de un lugar a otro de la ciudad sin interrumpir la conexión y estar listos para reanudar en condiciones normales cuando faltaban 10 minutos para la finalización de la pausa.
Excepto el cliente, al cual avisamos y mantuvimos informado puntualmente, nadie más se enteró de lo ocurrido, el evento finalizó con éxito el primer día y también el segundo día que también se desarrolló sin incidente alguno.
Todo un éxito, todo en orden, todo bajo control
Si tienes que realizar un evento virtual, adelante, piensa en el tema, reúne a los ponentes, fija la fecha, comunícalo con energía y prepárate para recibir a la audiencia el día señalado. Y si no es tu tarea profesional principal, un consejo: deja la realización en manos de profesionales, ya que hay muchos elementos que controlar, mucha complejidad más allá de lo evidente y mucha responsabilidad frente a todos los públicos implicados.
Concéntrate en recibir los aplausos de un público satisfecho, el resto de temas técnicos delégalos en profesionales.
Soy Enrique San Juan, experto en comunicación digital y director de la agencia digital Community Internet en Barcelona y tu anfitrión en este podcast. Estaré encantado de recibir tus comentarios o preguntas sobre gestión de eventos online complejos. Recuerda, puedes comentar directamente en el sitio donde hayas visto o escuchado este capítulo tus impresiones. Espero tus comentarios.
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El Podcast de Comunicación Digital es una producción de Community Internet – The Social Media Company desde Barcelona.
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Hasta el siguiente capítulo, un saludo.
