Como organizar eventos complejos con Zoom

 

Ya conoces Zoom, probablemente tienes una cuenta gratuita, trabajas en comunicación, marketing y te han encargado hacer un evento complejo para tu negocio, con Zoom. ¡Gran notica, felicidades! Y ahora ¿qué?

Si sigues estos 3 consejos y podrás realizar eventos complejos con Zoom, le herramienta número uno para videoconferencias y webinars, la plataforma de reuniones virtuales y eventos digitales de moda entre los profesionales de la comunicación.

1. Conoce a fondo las configuraciones profundas de Zoom

Zoom puede parecer sencillo –y de hecho lo es, de ahí su gran adopción como herramienta número uno de videoconferencias–, pero cuando se trata de organizar un evento con Zoom, es preciso dominar sus configuraciones. ¡Y tiene muchas! La combinatoria de parámetros va desde los aspectos básicos, la tipología de reunión, las específicas de webinars, las relativas al vídeo, las opciones de visualización o grabación y muchas, muchas más. Tienes que hacerte con todas ellas para poder configurar tu evento y que el resultado sea el que esperas.

2. Descubre los roles de Zoom y sus funciones

Los roles son figuras operativas con jerarquía y propiedades específicas dentro de Zoom que las habilitan a realizar funciones particulares en una emisión. El rol más elevado es el de Anfitrión (host, en inglés) y le sigue el Coanfitrión (cohost, en inglés). Mientras que el primero puede hacerlo todo, el segundo solo tiene atribuciones administrativas. Hay más roles y su número y tipología varían según se trate de una reunión o de un webinar.

Es responsabilidad del organizador (en este caso, tú) conocer todos los roles y saber qué pueden y qué no pueden hacer para organizar la producción y aparición de personas en la sesión. Dominando los roles podrás entrar panelistas, que éstos puedan o no enseñar su vídeo o compartir su presentación si les autorizas a ello. Conocer los roles y estar habituado a su funcionamiento en vivo es la base de la circulación armónica de personas, ponentes y presentadores en un evento virtual.

3. Ensaya tu evento con Zoom

Una vez sepas lo que puedes hacer con Zoom y tengas definidos los roles que intervendrán, es hora de ensayar. Ensaya todo lo que haga falta, una y otra vez. Si participan ponentes e invitados, consigue que ellos también ensayen contigo, de lo contrario la probabilidad de que ocurran fallos en el día de la emisión es muy elevada. Los ponentes no tienen por qué saber cómo funciona Zoom (y en general no lo saben) y es tu deber explicárselos, que lo entiendan y que lo hayan practicado previamente. Y eso solo se logra ensayando.

Que nadie perciba que lo haces con Zoom

El mayor objetivo de un evento es que los participantes y la audiencia no noten el aspecto técnico de Zoom y que solo se fijen en la calidad de los contenidos. Y eso ocurrirá, en gran medida, si has podido completar con éxito estos tres puntos.

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